Abwicklungsabteilung

 

Die Abwicklungsabteilung, auch „Backoffice“ genannt, ist eine Arbeitsgruppe in einem Unternehmen oder Institut, die für die Ausführung und Kontrolle der Verträge bzw. der finanziellen Transaktionen des Handels, also der abschließenden Abteilung bzw. des Frontoffice, zuständig ist. Im Bereich der Kreditinstitute ist die Trennung ihrer Abteilungen, speziell der Abwicklung vom Handel, durch die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) vorgeschrieben und wird von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) mit Hilfe von Innenrevisoren und Wirtschaftsprüfern kontrolliert. Allerdings hat ein Kreditinstitut auch darauf zu achten, dass innerhalb der Abteilung die verschiedenen gegensätzlichen Aufgaben auch von unterschiedlichen Mitarbeitern ausgeführt werden. Die Arbeit einer Person muss durch eine andere kontrolliert und bestätigt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Folglich ist es von großer Bedeutung, eine Abteilung mit mindestens drei Mitarbeitern auszustatten, um einen laufenden Prozess zu gewährleisten. Dabei kann es auch vorkommen, dass die Abwicklungsabteilung nochmals in kleinere Abteilungen zerlegt ist. Grund dafür kann sein, dass das Produktangebot des Institutes eine Aufteilung in die verschiedenen Sparten verlangt. Bei Unternehmen an sich ist eine Abteilungstrennung keine Pflicht, sie dient lediglich der besseren Strukturierung des Unternehmens. Viele Firmen haben diese Strukturierung auch noch nicht aufgefasst. Eine Ursache dafür könnten der erhöhte Mitarbeiteraufwand und die damit verbundenen Personalausgaben sein. Meistens werden diese Aufgaben in andere Abteilung aufgeteilt, um so Kosten zu sparen. Um die Geschäfte genau kontrollieren zu können, hat das Backoffice die Pflicht, einen zeitnahen Abgleich mit dem Vertragspartner des abgeschlossenen Geschäftes zu vollziehen. In der Regel wird dies durch das Verschicken bzw. Rücksenden von Abwicklungsbestätigungen umgesetzt. Ist die Abstimmung geschehen, so hat die Abwicklungsabteilung auch für alle anstehenden Zahlungen und Lieferungen Sorge zu tragen.